Le contexte et l'historique

Comme certains d'entre vous le savent déjà, nous avions depuis 3 ans le projet de redévelopper nos outils informatiques (système d'information) pour :

• répondre au RGPD, notamment en évitant la redondance d'information
• améliorer le travail de la structure
• faciliter la collaboration interne

A ces objectifs, s'est rajoutée la nécessité de refaire le site WEB (la communication externe) et l'espace co-entrepreneurs (collaboratif) : outre le fait que le site date de 2015 et a besoin d'un petit coup de modernisation, la technologie utilisée était censée ne plus être maintenue à partir de novembre 2023.

CreaCloud a été installé en septembre 2022. Son premier objectif était de centraliser les fichiers utilisés par la structure, mais aussi de remplacer certains modules de l'espace co-entrepreneurs (agendas, documents...).

En mars 2023, nous avons lancé le re-développement d'une partie de l'existant avec un prestataire externe, Acelys, aucune équipe interne ne s'étant montée. Nous avons quand même réussi à faire en sorte que Quentin Frémeaux, crealeadien, travaille sur le design des maquettes.
Les objectifs de ce projet de re-développement étaient :

• faire un portail d'accès centralisé à tous nos outils (Louty, NextCloud, futur logiciel de gestion de la formation...)
• refaire la partie collaborative (espace co-entrepreneurs), si possible en améliorant certaines fonctionnalités au passage
• refaire la partie publique (site Crealead, mini-sites et pôles d'activité)

Évidemment, refaire en 6 mois ce que nous avions développé en 7 ans était un vrai challenge. Nous savions que ce ne serait qu'une première phase. 
Une enquête a été envoyée sur vos usages du système d'information. Les pôles ont été consultés quant à leurs besoins respectifs. Une équipe de représentants fonctionnels a été montée.
Tous ces retours ont permis d'avoir une première idée des priorités et des nouveaux besoins.
Le projet a ensuite été mené en agile, ce qui a permis de réorienter les priorités quand nécessaire, et d'améliorer au passage certaines d'entre elles grâce à la co-construction avec les prestataires.

Où en sommes-nous, à mi-septembre 2023 ?

Une première version 2023 du portail va être installée et testée par un pool de personnes à partir de fin septembre. La mise à disposition à tous aura lieu au retour des vacances de la Toussaint.

Au niveau site public, nous avons rapidement réalisé que nous n'étions pas encore prêts pour savoir ce que nous voulions. Nous avons progressé sur les mini-sites (maquette) mais la façon de communiquer sur Crealead n'a pas fait consensus. De la même façon, la gestion de la partie publique des pôles s'est avérée compliquée, tous les pôles n'ayant pas les mêmes besoins/envies. Même si les associés ont bien avancé sur le projet coopératif et la stratégie, nous n'avons pas encore eu le déclic sur la façon de le mettre en musique.
Heureusement, la technologie du site actuel est finalement maintenue jusqu'en janvier 2025, ce qui nous a permis de nous focaliser sur le portail collaboratif.

Au niveau fonctionnel, nous avons redéveloppé quasiment tout l'espace co-entrepreneur, avec des améliorations notamment au niveau de la recherche dans le trombi et la géolocalisation, et au niveau du système d'échanges (le "Bon Coin" de Crealead). Même si les identifiants uniques et le partage d'informations avec Louty et Nextcloud n'ont pas encore pu être implémentés, le portail jouera son rôle d'accès (et stockage) centralisé.
Nous avons rajouté des espaces pour chacun des collectifs officiels (pôles, auto-gérés, territoriaux...) pour regrouper les infos de ces pôles et les liens vers Nextcloud ou autres outils. Chacun d'entre vous pourra "s'abonner" aux collectifs qu'il souhaite, et en voir les infos. Les responsables de collectifs auront des outils supplémentaires pour communiquer avec les membres de leur collectif : brèves, mailing...
Au niveau public, les réunions d'infos ont aussi été revues pour faciliter le travail de la structure, et pourront être "greffées" au site existant.

Et la suite ?

Un appel d'offre va être lancé d'ici la fin de l'année pour le projet de site WEB Crealead. L'accent sera mis sur le besoin d'accompagnement de l'équipe pour arriver à définir comment communiquer sur Crealead, et pas seulement sur la technique ou le graphisme. Le site devra aussi intégrer (affichage) ce qui est ou sera développé dans le portail (mini-sites, pôles, FAQ, pages d'équipes...etc...).

Nous continuons à étudier comment améliorer l'usage de NextCloud.

Pour le travail interne à l'équipe structure, nous étudions des outils existants (notamment en CAE) pour ne pas avoir à réinventer la roue.
Enfin un logiciel de gestion de la formation sera mis en service courant 2024 si les tests sont probants.

Le portail va lui aussi continuer à évoluer l'année prochaine, à la fois pour prendre en compte vos retours, développer mini-sites et pôles, mais aussi pour développer toutes les nouvelles choses que nous avions en tête (gestion des appels d'offre...). L'intégration des autres outils cités ci-dessus, ainsi que de Louty, est aussi un gros morceau à prendre en compte. A voir si nous continuons avec le même prestataire ou si nous arrivons à monter une équipe interne (technologies Symfony, React).